Lista de verificação para projetos de GTM e IA
Uma boa definição de projeto descreve uma tarefa de negócio, os sistemas envolvidos e os critérios para considerar o trabalho concluído. Antes de escolher ferramentas ou aprovar um orçamento, acorde os limites abaixo com as pessoas que vão utilizar e operar o sistema. Use estas perguntas como documento de trabalho para a primeira conversa.
Identifique a tarefa e o bloqueio
Descreva uma tarefa completa. Na aquisição, pode ser pesquisar uma empresa e registar uma mensagem de prospeção revista. Nas operações, pode ser preparar uma resposta a partir de documentos aprovados. Evite começar por uma lista de ferramentas ou por um objetivo genérico como automatizar vendas. Registe o que inicia o trabalho, quem o realiza e onde fica parado.
- Tarefa: o que chega, o que acontece e o que deve existir no final?
- Situação atual: quanto tempo demora uma tarefa habitual e que revisão ou retrabalho exige?
- Limitação: o atraso resulta de dados, decisões, acessos ou capacidade?
Defina os limites da primeira versão
Escolha um âmbito que possa testar do início ao fim. Um piloto de aquisição pode abranger um público e um destino no CRM. Um assistente interno pode preparar respostas para uma equipa, mantendo o envio como ação humana. Indique as exclusões de forma explícita. Um sistema que prepara uma proposta não tem automaticamente autoridade para aprovar preços ou assumir datas de entrega.
- Incluído: que utilizadores, registos, idiomas e integrações estão abrangidos?
- Excluído: que ações, canais e casos excecionais permanecem manuais?
- Aprovações: quem pode rever, aprovar, suspender e alterar o fluxo?
Mapeie os dados e os acessos antes de prometer automação
Liste a fonte de referência de cada registo e identifique quem pode autorizar o acesso. Confirme a existência dos campos e das interfaces necessários. Defina como resolver valores contraditórios e quando um registo deve voltar a ser verificado. Durante a análise, use uma amostra limitada e autorizada em vez de exportar toda a base de clientes para um documento de planeamento.
- Fontes: sistema, identificador do registo, campos necessários, responsável e frequência de atualização.
- Permissões: o que pode o fluxo ler, criar ou alterar para cada utilizador?
- Retenção: o que deve ser guardado, com que finalidade e durante quanto tempo?
Transforme o sucesso num teste de aceitação
Escolha verificações que um operador consiga executar e explicar. Por exemplo, uma tarefa repetida no CRM deve atualizar o registo correto sem criar duplicados. Um assistente documental deve identificar a fonte utilizada e encaminhar um pedido incompleto para revisão. São verificações ilustrativas, não resultados prometidos. Defina o comportamento esperado em casos representativos antes de escolher a implementação final.
- Caso normal: resultado esperado e sistema onde fica registada a conclusão.
- Exceções: dados em falta, fontes contraditórias, acesso recusado, pedidos repetidos e ferramentas indisponíveis.
- Limites operacionais: duração aceitável, esforço de revisão e custo por tarefa concluída.
Acorde a entrega e a decisão seguinte
Uma versão não está concluída se apenas quem a construiu conseguir operar o sistema. Nomeie responsáveis pela monitorização de falhas e pela aprovação de alterações. Acorde a documentação, os acessos e a formação que a equipa vai receber. Avalie o piloto face aos critérios de aceitação antes de ampliar o âmbito. Se o resultado não for útil, identifique se o problema está na implementação, nos dados ou na escolha inicial da tarefa.
- Responsabilidade: repositórios, infraestrutura, contas de fornecedores e tarefas de manutenção.
- Recuperação: como parar o fluxo, investigar uma falha e retomar o trabalho manual.
- Decisão: avançar, ajustar o âmbito ou parar, com um responsável e uma data de revisão.